เช็กลิสต์เตรียมจัดซื้ออุปกรณ์และระบบไอทีสำหรับหน่วยงานรัฐ

สรุปสั้นๆ: ก่อนเขียน TOR จัดซื้ออุปกรณ์หรือระบบไอที ให้เริ่มจากโจทย์และผลลัพธ์ที่ต้องการ ตรวจความเข้ากันได้กับระบบเดิม อ้างอิงเกณฑ์ราคากลาง กำหนดเงื่อนไขรับประกันและบริการหลังการขายให้ชัด และเขียนคุณลักษณะแบบไม่เจาะจงยี่ห้อ

บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ควรตรวจสอบระเบียบและแนวปฏิบัติล่าสุดกับเจ้าหน้าที่พัสดุของหน่วยงาน

กรอบที่ต้องรู้

การจัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงานรัฐเป็นไปตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และระเบียบที่เกี่ยวข้อง โดยดำเนินการผ่านระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยอิเล็กทรอนิกส์ (e-GP) ของกรมบัญชีกลาง

1. เริ่มจากโจทย์ ไม่ใช่สเปก

เขียนให้ชัดว่าต้องการแก้ปัญหาอะไร รองรับผู้ใช้กี่คน ใช้งานแบบไหน และต้องการผลลัพธ์อะไร แล้วค่อยแปลงเป็นคุณลักษณะทางเทคนิค จะช่วยให้ได้ระบบที่ตอบโจทย์จริงและเปิดให้มีการแข่งขันได้

2. ตรวจความเข้ากันได้กับระบบเดิม

• อุปกรณ์ใหม่ต้องทำงานร่วมกับเครือข่าย ระบบสำรองข้อมูล และซอฟต์แวร์ที่ใช้อยู่ได้
• ระบุมาตรฐานการเชื่อมต่อที่ต้องรองรับ แทนการระบุรุ่น

3. อ้างอิงราคากลางให้ถูกต้อง

ใช้เกณฑ์ราคากลางและคุณลักษณะพื้นฐานครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ของกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ประกอบกับการสืบราคาจากผู้ขายหลายราย

4. เขียนคุณลักษณะแบบไม่เจาะจงยี่ห้อ

ระบุเป็นคุณสมบัติขั้นต่ำและผลลัพธ์ที่ต้องการ เช่น ประสิทธิภาพ ความจุ หรือฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย เพื่อให้ผู้ขายหลายรายเสนอได้อย่างเป็นธรรม

5. กำหนดเรื่องหลังการขายให้ชัด

• ระยะเวลารับประกันและเงื่อนไขการเปลี่ยนอะไหล่
• ระยะเวลาตอบสนองเมื่อเกิดปัญหา
• การติดตั้ง การตั้งค่า และการอบรมผู้ใช้
• เอกสารส่งมอบ เช่น แผนผังระบบ และคู่มือการใช้งาน

6. ความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล

ถ้าระบบเกี่ยวข้องกับข้อมูลสำคัญหรือข้อมูลส่วนบุคคล ควรกำหนดมาตรการด้านความปลอดภัย และพิจารณาผู้ให้บริการที่มีมาตรฐานความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศที่ตรวจสอบได้ เช่น ISO/IEC 27001

GIST ช่วยอะไรได้บ้าง

GIST ให้คำปรึกษาด้านไอที จัดจำหน่ายอุปกรณ์ไอทีจากแบรนด์ชั้นนำ และวางระบบแบบครบวงจร พร้อมบริการหลังการขาย และได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO/IEC 27001:2022